تبلیغات
مدیریت کارآمد - سازمان و مدیریت
 
مدیریت کارآمد
کارایی و اثربخشی
درباره وبلاگ


حمیدمظاهری راد فعالترین وبلاگ نویس تبریزی با یکصد وب سایت در زمینه های مدیریتی سیاسی ادبی فرهنگی هنری ورزشی علمی اجتماعی تاریخی عرفانی گردشگری و...

مدیر وبلاگ : حمید مظاهری راد
آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
سازمان
بنا به تعریف، سازمان عبارتست از "اجتماع دو یا چند نفر و همكاری آنها برای نیل به هدفی مشترك از طریق تقسیم كار و وظایف و از مجرای سلسله مراتب اختیار و مسئولیت."
تعاریف مرتبط)
حال كه سازمان را از دیدگاه علم مدیریت، بررسی نمودیم، لازم است كه واژه ها و تعاریفی كه مرتبط با آن است را نیز تبیین نماییم.

1) واحد سازمانی: قسمتی از كل سازمان كه مسؤول اجرای یك رشته فعالیت های مرتبط است، مانند " وزارت اقتصاد و امور دارایی" متعلق به " سازمان دولت ایران" .
2) رده (طبقه) سازمانی: به تعدادی واحد سازمانی گویند كه در یك ردیف قرار دارند، مانند " معاونین " یا " مدیران كل" یك سازمان .
3) ساخت(ساختار)سازمانی: از تركیب چند رده سازمانی به ترتیب سلسله مراتب اداری تشكیل می شود ؛ مانند ساختار سازمانی در یك شركت بیمه.

مدیرعامل
معاون مالی و اداری معاون فنی
مدیر واحد مالی مدیر واحد فنی
پرسنل واحد مالی پرسنل واحد فنی 

"نمونه ای از ساختار سازمانی در یك شركت بیمه"

انواع سازمان)
سازمانها را براساس ساختار سازمانی آنها می توانیم به 2 شكل كلی زیر طبقه بندی نماییم:
1) سازمان رسمی : در این نوع سازمان ، ساختار رسمی از قبل بصورت آگاهانه و در راستای هدفی مشخص، مجموعه روابطی را برقرار می سازد ؛ به عبارتی دیگر، در سازمان رسمی ، مدیر، روابط سازمانی را بطور مكتوب از طریق سلسله مراتب اداری برای كاركنان تشریح می نماید. تغییرات بعدی در صورت لزوم، می تواند بطور رسمی یا غیر رسمی انجام گیرد.
2) سازمان غیر رسمی : در هر سازمانی، روابطی میان كاركنان ایجاد می گردد كه بصورت ناخودآگاه بوجود می آید، در نتیجه این روابط در سازمان رسمی، نوع دیگری از ساخت سازمانی بنام سازمان غیر رسمی بوجود می آید؛ اگر چه این نوع سازمان بصورت غیر رسمی و روابط آن بصورت شفاهی است، اما هیچ مدیری نمی تواند در سازمان خود، آنرا نادیده بگیرد؛ به دیگر سخن، سازمانهای غیر رسمی از ملزومات تمام سازمانها به شمار می روند.

عناصر مهم ( مشخص كننده) ساختار سازمانی
هنگام تشكیل یك ساختار سازمانی بر روی عناصری تأكید می شود كه مهمترین آنها را از نظر می گذرانیم:
1) هدف: بنا به اهداف مورد نظر در یك سازمان، اهداف ساختار سازمانی متفاوت خواهد بود؛ به عنوان مثال در وضعیتی كه كارها بصورت روتین (راهوار) انجام می گیرد،‌ می توان از ساختار كلاسیك، بروكراتیك و در صورتی كه در هر نوبت، كارها متفاوت باشد،‌از ساختار ارگانیكی استفاده نمود.
2) تقسیم كار و تخصص(تخصصی شدن): با تقسیم و تخصصی نمودن امور، اثربخشی و كارآیی سازمان افزایش می یابد؛ زیرا افراد مناسب برای انجام كار خاص گمارده می شوند و از اتلاف وقت به دلیل عدم تناسب شغل(تخصص) با شخص جلوگیری به عمل خواهد آمد.
3) درجه رسمی شدن: درجه رسمی شدن به ارجحیت انجام یك كار در سازمان مربوط است؛ هر اندازه ارجحیت كار، مشخص تر باشد، درجه رسمی شدن نیز افزایش می یابد.
4) حیطه نظارت: حیطه نظارت بدین معناست كه چه تعداد زیردست، مستقیماً زیر نظر یك بالادست فعالیت می كنند(گزارش كار خود را به بالادست ارائه می دهند).
5) تعداد سطوح سازمانی: تعداد سطوح سازمانی با حیطه نظارت رابطه مستقیم دارد و به مسطح و یا بلند بودن سازمان منتهی می شود (‌اگر حیطه نظارت مدیران وسیع باشد، سازمان از عرض گسترش می یابد كه به آن سازمان مسطح و چنانچه حیطه نظارت مدیران محدود باشد، سازمان از طول گسترش می یابد كه به آن سازمان بلند می گویند).
6) درجه تمركز: به میزان تفویض اختیار تصمیم گیری در سطوح مدیریت سازمان مربوط می شود؛ چنانچه اختیار از بالا به پایین واگذار شود،‌ عدم تمركز و چنانچه اختیار، فقط در سطح بالای سازمان تجمع نماید (اختیار تصمیم گیری برای مدیران)، بیانگر سازمان متمركز خواهد بود.
7) درجه پیچیدگی: درجه گسترش سازمان بصورت افقی، عمودی و جغرافیایی را بیان می نماید. همراه با گسترش فعالیتهای سازمانی، درجه پیچیدگی سازمان نیز افزایش می یابد. شایان ذكر است پیچیدگی در سازمانها می تواند مشكلات ارتباطات، هماهنگی و نظارت را به همراه آورد.
8) تقسیمات اداری: بر اساس تقسیم كار و درجه تخصص و نیز با گردآوری وظایف شغلی ویژه، قسمتهای مختلف سازمان شكل می گیرند.
9) ایجاد ارگانهای صف و ستاد: ارتباط بین واحدهای صف و ستاد، از موضوعاتی است كه در طراحی سازمان بر روی آن تأكید می شود (واحدهای صف: به واحدهایی اطلاق می شود كه مستقیماً در تصمیم گیری و تعیین خط مشی كلی سازمان مشاركت می كنند، مانند مدیران عالی سازمان؛ واحدهای ستاد: به واحدهایی اطلاق می شود كه بصورت غیر مستقیم و از طریق واحدهای صف به آنها كمك می كنند، مانند مشاوران مدیران یك سازمان).
10) كمیته ها و گروهها: در سازمانها گاهی در زمینه های مختلف از كمیته ها و گروههایی بصورت رسمی استفاده می شود. اینگونه واحدها هم اختیار در تصمیم گیری دارند و هم وظایفی چون كمك به مدیر، انجام وظایف ستادی و غیره را به عهده می گیرند.
11) كانالهای ارتباطی و شكل آنها: روندهای ارتباطی بین واحدهای بوجود آورنده سازمان، عامل دیگر مشخص كننده سازمانهاست. این روابط در برخی سازمانها، عمودی و در برخی دیگر می تواند بصورتهای عمودی، افقی و مورب باشد.

بحث در خصوص سازمان و اجزای آن بسیار وسیع و پیچیده است و ما در اینجا نمی خواهیم كه بیش از این، آنرا مو شكافی نماییم؛ مسائل مختلف دیگری در سازمانها اتفاق می افتد كه ما فقط آنها را فهرست وار معرفی می نمائیم:
ارتباطات در سازمانها، تضّاد نقش در سازمانها، تعارض در سازمانها، گروه در سازمانها و ...
مدیریت
می دانیم هر مجموعه ای – خواه كوچك یا بزرگ – نیازمند كسی است كه بتواند آنرا بدرستی اداره نماید؛ از آنجا كه بحث ما در خصوص سازمانهاست، و مدیریت نیز به عنوان اولین اصل در اداره سازمانها مدّ نظر قرار می گیرد، از این منظر، دیدگاه مدیریت را در خصوص سازمانها بررسی خواهیم كرد.
مدیریت چیست ؟
در خصوص واژه مدیریت، صاحب نظران مختلف، تعاریف متنوعی ارائه داده اند كه به عنوان نمونه 3 تعریف ذیل ارائه میگردد:

1) طبق نظر stoner ؛ مدیریت عبارتست از "فرآیندهای برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و كنترل تلاشهای اعضای سازمان و بكارگیری همه منابع سازمانی قابل دسترس، برای رسیدن به اهداف سازمانی از قبل مشخص شده"
2) طبق نظر Robbins ؛ مدیریت " فرآیند تحصیل و دسترسی و تحقق فعالیتها بطور كامل و كارآ با و از طریق دیگران" است.
3) طبق نظر رضائیان؛ مدیریت " فرآیند به كارگیری مؤثر و كارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امكانات و هدایت و كنترل است كه برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول، صورت می گیرد."
با توجه به این تعاریف می توان نتیجه گرفت كه:

1) مدیریت یك فرآیند است (فرآیند یا فراگرد: رویدادها و فعالیتهای مربوط به هم كه در جهت اهدافی حركت می كنند، تغییر به سوی هدف با استفاده از مكانیزم بازخور، شیوه ای منظم برای انجام امور، جریان قابل تشخیص از رویدادهای به هم وابسته در راه رسیدن به هدف).
2) مفهوم نهفته مدیریت، هدایت تشكیلات انسانی است.
3) مدیریت مؤثر تصمیم های مؤثری گرفته و به نتایج مطلوبی دست می یابد.
4) مدیریت كارآ، مصرف مدّبرانه امور است.
5) مدیریت، برفعالیتهای هدفدار، متمركز است.

مدیر كیست؟
طبق مشهورترین و ساده ترین تعریف و با توجه به تعاریف فوق، مدیر، كسی است كه كارها را به بهترین نحو ممكن، با و از طریق دیگران انجام می دهد.

علم یا هنر؟
مدیریت را تركیبی از علم و هنر می دانند؛ زیرا " بخشی از آن را می بایست از طریق آموزش فرا گرفت." و " بخشی را می بایست ضمن كار آموخت." ماحصل آنچه كه در قسمت اول بدست می آید را علم مدیریت و آنچه در قسمت دوّم بدست می آید را هنر مدیریت می نامند؛ یعنی علم دانستن و هنر توانستن.

وظایف مدیریت
پس از اینكه تعاریفی از مدیریت و مدیر ارائه نمودیم، می بایست به این مبحث رسیدگی كنیم، حال یك مدیر چه وظایفی به عهده خواهد داشت؟در پاسخ به این سؤال باید گفت: علیرغم آنكه هیچ طبقه بندی واحدی برای وظایف مدیریت وجود ندارد، اماوجوه مشتركی میان نظرات تمام دانشمندان این علم به چشم می خورد، بنابراین با توجه به موارد ذكر شده می توان چنین گفت:
"برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، فرماندهی و كنترل، بعنوان وظایف مدیریت، مورد توجه هستند.
مكاتب( تئوری های )مدیریت

1)مكتب(تئوری)كلاسیك
2)مكتب(تئوری)نئوكلاسیك(نهضت روابط انسانی)
3)مكتب(تئوری)مدرن(تحلیل سیستمی سازمان)
4)مكتب(تئوری)اقتضاء

1)مكتب(تئوری)كلاسیك: بطوركلی،نظریه های دانشمندانی چون هانری فایول(پدرتئوری مدیریت)، فردریك وینسلورتیلور(پدرمدیریت علمی)و ماكس وبر (بنیانگذار بوروكراسی) مهم ترین معرّف عقاید این مكتب است. دراین مكتب، فقط به نیازهای مادی كارگران توجه شده است و به عوامل رفتاری آنان توجهی ندارد. این نظریه بطوركلی دارای چهارنكته اصلی بشرح ذیل می باشد:

1-1 اصل تقسیم كار: وجود سلسله مراتب، تخصص وطبقه بندی وظایف درسازمان از تقسیم كارناشی می شود؛ البته وقتی كارها بر اساس تخصص طبقه بندی شود، مشكل حیطه نظارت بوجود می آید.
(دربخش آخر این بحث، راجع به حیطه نظارت سخن خواهیم گفت).
2-1 سلسله مراتب و تخصص: سلسله مراتب با رشد عمودی و تخصص با رشد افقی سازمان در ارتباطند. سلسله مراتب از ارتباط عمودی (بالابه پائین) قدرت بین افراد سازمان سخن می راندو تخصص، تقسیم كار راموجب می شود (از مشكلات اساسی كه در نتیجه این تقسیم بندی بوجود می آید، می توان به عدم هماهنگی اشاره كرد).
3-1 ارتباط منطقی: وجود ارتباط منطقی بین فعالیتهای مختلف یك سازمان نیل به هدفهای سازمان را ممكن می سازد.
4-1 حیطه نظارت: تعداد كارمندان زیر نظر یك مدیر،حیطه نظارت او را تشكیل میدهد.
بطور كلی از جمله اشكالات وارده به مكتب كلاسیك می توان به"عدم توجه به سازمان غیر رسمی" ، "عدم نگرش به سازمان به عنوان یك كل از اجزاءبه هم پیوسته" و "عدم توجه به عوامل محیطی" اشاره كرد.

2)مكتب(تئوری)نئوكلاسیك(نهضت روابط انسانی): بر خلاف تئوری كلاسیك كه به كارگران به عنوان عامل اقتصادی اشاره دارد، این مكتب عنوان می نماید كه افراد به جای فكر كردن در بارة نیازهای اقتصادی، بیشتر در اندیشه روابط انسانی هستند؛ عواملی چون تعامل گروهی، مشاركت و ارتباطات مؤثر برمیزان بهره وری و كار آیی تاًثیر بسزایی دارند.
3)مكتب(تئوری)مدرن(تحلیل سیستمی سازمان): در حالیكه دو مكتب قبلی، یكی عامل اقتصادی(كلاسیك) و دیگری روابط اجتماعی (نئوكلاسیك) را در جهت خشنودی كاركنان مطرح نموده است، این مكتب نیازهای انسان را بسیار پیچیده تصور می كند؛ در این مكتب، اعتقاد بر این است كه نه تنها انسان بوسیله پاداشهای مادی، امنیت و تعلق بر انگیخته میشود، بلكه تحت تاًثیر میل به منزلت و عزت نفس خود و دیگران و همچنین خویشتن یابی و تعالی نیز قرار می گیرد. بر اساس این مكتب، تمام سطوح این نیازها به حالت پیچیده ای با یكدیگر در ارتباط هستند.
4)مكتب (تئوری)اقتضاء: این مكتب عنوان می نماید كه عمل مدیریت به شرایط موقعیت بستگی دارد؛ به عبارت دیگر،‌ یك نگرش بهترین وجود ندارد.

اصول مدیریت
در خصوص اصول مدیریت، دانشمندان مختلف، طبقه بندی های متنوعی را انجام داده اند كه كاملترین آنها مربوط به هانری فایول (كه درمكتب كلاسیك هم از او نام بردیم) می باشد. هانری فایول (1925-1841) مهندس معدن و كار شناسی بود كه در فرانسه شهرت زیادی یافت؛ وی در سال 1916 كتاب معروف خود را تحت عنوان « اداره امور عمومی و صنعتی »كه بر اساس تجربیات وی بود به چاپ رساند. فایول اصول 14 گانه ای را برای مدیریت قائل است كه ما فقط فهرست وار آنها را بیان می كنیم:

1) تقسیم كار 2) اختیار و مسئولیت
3) انضباط 4) وحدت فرماندهی
5) وحدت جهت 6) تقدم منافع عمومی بر منافع فردی
7) جبران خدمات كاركنان 8) تمركز
9) سلسله مراتب 10) نظم
11) عدالت و انصاف 12) ثبات خدمتی كاركنان
13) ابداع و نوآوری 14) احساس یگانگی
ضمناً او امور 6 گانه ای را به عنوان امور مدیریت معرفی نموده است كه عبارتند از:
1) امور فنی 2) امور بازرگانی
3) امور مالی 4) امور تأمینی
5) امور حسابداری 6) امور اداری (مدیریت)

سطوح (هرم) مدیریت
در هر سازمان، سه سطح مدیریت را می توان در نظر گرفت كه از پایین به بالا عبارتند از:
1) مدیریت عملیاتی (سرپرستی): در پایین ترین سطح سازمان قرار دارد و افرادی را شامل می شود كه مسؤول كارهای دیگران هستند؛ مانند سرپرست تولید در یك كارخانه
2) مدیریت میانی (هماهنگی): فعالیتهای مدیران رده پایین تر در این سطح قرار میگیرد. فعالیتهای مربوط به اجرای سیاستهای سازمان را رهبری می كنند.
3) مدیریت عالی: متشكل از یك گروه كوچك (تعداد كم) كه مسؤول تمام سازمان اند و استراتژی و برنامه های اصلی سازمان را تهیه می كنند.

تقسیم بندی مدیران و كاركنان
مدیران و كاركنان را از نقطه نظرات مختلف می توان تقسیم بندی نمود؛ اما كامل ترین نوع تقسیم بندی، تعداد مدیران را به 22 و تعداد كاركنان را به 3 بخش تقسیم می نماید:
1) مدیر صف: در جهت اهداف سازمان، فعالیت اجرایی مستقیم می كند؛ مانند: تولید و فروش
2) مدیر ستاد : در جهت اهداف سازمان، بطور غیر مستقیم راهنمایی و مشورت می كند ؛ مانند: كنترل كیفیت و طراحی.
3) مدیر اختاپوس: این مدیران، كارها را در حیطه خود محدود می كنند و از مشاركت دادن دیگران در تصمیمات اجتناب می ورزند.
4) مدیر كارآفرین: بر سازماندهی و ابتكار عمل تأكید می كند. به عوامل و نیازهای انسانی توجه می نماید، هدفگرا است و به پذیرش مسؤولیت، تمایل زیادی نشان می دهد.
5) مدیركارساز: با توجه به محیط درون سازمان، فرآیندهای كارآمد كار، ایجاد تناسب بین نیروهای انسانی و وظایف آنها، آموزش افراد، راهنمایی و خلاصه، با اقدامات لازم سیستمی منظم و عملیات ، ساز و كارها، مدیر كار ساز فراهم می آید.
6) مدیر جهانی: این مدیر، علاوه بر انجام وظایف اصلی مدیریت، نیازمند داشتن نگرش چند وجهی، شناخت محیط بین المللی و عوامل تأثیر گذار بر آن، توانایی كار در فرهنگهای غیر خودی و .... می باشد.
7) مدیر بریكولار: مربوط به مدیران مؤثر و كارآمد است؛ یعنی كسانی كه خرده كاری و سرهم بندی می كنند ؛ آنها با امكانات بازی می كنند و از منابع موجود برای یافتن راه حلهای عملی استفاده می كنند،‌ آنها مرتباً ‌سیستمهای مختلف را تغییر داده و سرهم بندی می كنند تا تركیب بهتری بدست آورند.
8) مدیر دموكراشیب: این مدیران در مرحله تصمیم گیری، دموكراسی و در مرحله اجرای آن، استبداد را مدّنظر قرار می دهند.
9) مدیر چابك و سریع الانتقال: در مبحث روشهای تولید پیشرفته، تولید چابك و چالاك یا سریع الانتقال، روشی است كه قادر باشد محصولات متنوع را بر اساس درخواست مشتریان مختلف در اسرع وقت، به موقع تولید نموده و تحویل دهد و همچنین از عهده تغییر سلیقه های مكرر آنان برآید.
10) مدیریت نارسیس: نارسیس در لغت یعنی؛ خود ایده آلی و مدیر نارسیس به مدیری اطلاق می شود كه دچار غرور می شود.
11) مدیر وظیفه ای: تنها مسؤول كارهای یك واحد یا یك دایره سازمانی هستند ؛ مانند: دایره بازاریابی و دایره تولید
12) مدیر عمومی: این مدیر، كل مجموعه سازمان را زیر نظر دارد.
13) مدیر واكنشی: مدیری كه پس از بروز مشكل، از خود عكس العمل نشان می دهد؛ (متأسفانه) این مدیران قبل از بوجود آمدن مشكل، آنرا پیش بینی نمی نمایند.
14) مدیر فعّال: بر خلاف مدیر واكنشی، این مدیر، قبل از روی دادن پدیده ای، برای آن چاره جویی می كند.
15) مدیر موفق: مدیری كه بتواند حداقل كار مورد قبول را با استفاده از امكانات مدیری مانند: توبیخ، كسر حقوق، و ... فراهم سازد.
16) مدیر مؤثر: مدیری كه 80 تا 90 درصد تواناییهای افراد را بكار می گیرد.
17) مدیر جهان وطنی: مدیری است كه با كمترین حس وفاداری نسبت به سازمان، انجام وظیفه می نمایند ولی همیشه به حرفه، تخصص و مهارت خویش كاملا ً‌وفادار میباشد.
18) مدیر محلی: برخلاف مدیر جهان وطنی: وفاداری خود را نسبت به حرفه، تخصص و مهارت خویش از دست میدهد، ولی نسبت به سازمان و قوانین و مقررات آن اعتقاد كامل دارد.
19) مدیر متعصب (نژاد پرست) : كشورهای خارجی و ملیتهای دیگر را نسبت به ملت و كشور خود، پست تر میداند. این مدیران بر این باورند كه می توان فعالیتهایی را كه در كشور خودشان انجام می شود همراه با كالاها و خدمات به سایر كشورها صادر نمود.
20) مدیر دارای دید باز: معمولاً سایر كشورها را متفاوت از كشور خود می پندارد و درك یا شناخت آنها را مشكل می داند؛ این مدیران با این فرض كه دفاتر آنها در خارج از شركت متوجه نیازهای آن منطقه می شوند، می كوشند تا امور آن مكانها را به مدیران همان واحدها محول نمایند.
( این مدیران، مناسب ترین نفرات برای شركتهای بین المللی هستند).
21) مدیر دارای دید جهانی: این مدیران از مؤثرترین روشها، تكنیكها و فنون استفاده می كنند و در هر كجا به دنبال این روشها هستند.
22) مدیر موفق، مدیر مؤثر، مدیر میانه: فرد لوتانز و همكارانش، تعداد 450 مدیر را مورد مطالعه قرار دادند و به این نتیجه رسیدند كه مدیران چهار نوع فعالیت انجام می دهند؛ این فعالیتها عبارتند از؛
1) سنتی: مانند؛ مبادله اطلاعات و انجام كارهای ارتباطی
2) ارتباطی:
3) مدیریت منابع انسانی، مانند: ایجاد انگیزه در دیگران، اجرای مقررات انضباطی، حل تعارض و آموزش كاركنان
4) شبكه كاری: مانند؛جامعه پذیری كاركنان، سیاست بازی و رابطه با افراد خارج از سازمان.
بر مبنای درصد انجام این فعالیتها، فرد لوتانز 3 نوع مدیر موفق، مؤثر و میانه را تعریف نمود.

فعالیتها
مدیران سنتی مدیریت منابع انسانی ارتباطی شبكه كاری
موفق 13% حداقل11% 28% حداكثر48%
مؤثر 19% حداكثر26% 44% حداقل11%
میانه حداكثر32% 20% 29% حداقل19%
 
عطا موحد




نوع مطلب :
برچسب ها :
لینک های مرتبط :

       نظرات
سه شنبه 30 شهریور 1389
حمید مظاهری راد
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر