تبلیغات
مدیریت کارآمد - مبانی مأموریت سازمانی‌
 
مدیریت کارآمد
کارایی و اثربخشی
درباره وبلاگ


حمیدمظاهری راد فعالترین وبلاگ نویس تبریزی با یکصد وب سایت در زمینه های مدیریتی سیاسی ادبی فرهنگی هنری ورزشی علمی اجتماعی تاریخی عرفانی گردشگری و...

مدیر وبلاگ : حمید مظاهری راد
آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
مبانی مأموریت سازمانی‌

توسعه‌ی مأموریت سازمان، گامی مهم در تعیین جهت‌گیری هر سازمان و منعکس‌کننده‌ی نتایج تحلیل محیطی است. دراین جا نگرش ما بر مأموریت سازمانی براساس تعریف و اهمیت آن و تشریح نوع اطلا‌عاتی که معمولاً‌درشرح مأموریت وجود دارد، می باشد.

مأموریت سازمانی چیست؟

توسعه‌ی مأموریت سازمان، گامی مهم در تعیین جهت‌گیری هر سازمان

مأموریت سازمانی،‌ هدف یا علت وجود سازمان است. به طور کلی،‌ مأموریت سازمانی در بردارنده‌ی اطلا‌عاتی درباره‌ی نوع تولیدات و خدمات مشتریان،‌ ارزش‌های سازمان و... است.

مأموریت سازمانی، بیان گسترده‌ای از جهت‌گیری سازمانی است. مدیران برای توسعه‌ی صحیح مأموریت سازمانی،‌باید اطلا‌عاتی را که در طول روند تحلیل محیطی به دست میآید، به طور کامل تحلیل کنند و مورد توجه قرار دهند.

معمولا‌ً مأموریت سازمانی برای هر مؤسسه در قالب «شرح مأموریت»، خلا‌صه، تعریف و تنظیم می شود.

چرا مأموریت سازمانی اهمیت دارد؟

تدوین مأموریت سازمانی از وظایف مهم مدیران است، ‌زیرا وجود مأموریت سازمانی که به طور رسمی تعریف شده باشد، احتمال موفقیت سازمان را

بیش‌تر می‌کند. داشتن مأموریت سازمانی مستحکم و منظم، ازچند بُعد اهمیت دارد:

- به تمرکز تلا‌ش‌های انسانی در یک جهت مشترک کمک می‌کند. مأموریت،‌ هدف‌های عمده‌ای را که سازمان سعی می کند به آنها برسد، روشن می‌سازد. با به ذهن سپاری این اهداف، مدیر می‌تواند اطمینان یابد که تمام اعضای سازمان،‌ در تلا‌شی همآهنگ، با یکدیگر کار می‌کنند، تا به اهداف برسند؛

- به اطمینان یافتن از این که سازمان اهداف متضاد را تعقیب نخواهد کرد کمک می‌کند. اهدافی که با یکدیگر پیوستگی ندارند بر این دلا‌لت می‌کنند که سازمان در جهت هایی متفاوت و ناهمگون حرکت می‌کند. با توسعه‌ی شرح مأموریتی منطقی،‌مدیر می‌تواند اطمینان حاصل کند که سازمان براساس اهدافی روشن و سازگار بنا شده است ‌و می تواند از به هدررفتن منابع و نیروها و بروز تضاد اجتناب ورزد؛

- به عنوان دلیل کلی برای اختصاص منابع سازمانی عمل می‌کند.

سازمان‌ها از منابع گوناگونی برای تولید کالا‌ها و خدمات و دراختیار مشتری قراردادن آنها استفاده می‌کنند. مانند منابع پولی،‌نیروی انسانی،‌مواد خام و تجهیزات. شرح مأموریتی که به خوبی توسعه یافته باشد، حاوی دستورالعمل‌هایی کلی درباره‌ی این که سازمان چه منابعی را باید به دست آورد و این که چگونه این منابع را توزیع کند، می باشد؛

- .زمینه‌ی مسؤولیت‌های شغلی را درون سازمان ایجاد می‌کند. اشخاص ‌وظایف خاصی را در سازمان انجام می‌دهند تا کالا‌ها و خدماتی را ارائه دهند. راه‌نمای جامع وظایف که باید در سازمان وجود داشته باشد، در شرح مأموریت سازمان گنجانده می‌شود؛

- به عنوان اصلی برای توسعه اهداف سازمانی عمل می‌کند. اهداف سازمانی باید منعکس‌کننده‌ی مأموریت سازمانی باشد. چون شرح مأموریت هدف کلی سازمان را ترسیم می‌کند، ‌به عنوان نقطه‌ی عزیمت به سمت اهداف سازمانی ویژه‌تر عمل می‌نماید. اهداف سازمانی‌ای که به درستی تدوین شده باشند، با مأموریت سازمان سازگاری دارند. هر هدفی که با شرح دقیق مأموریت سازمان سازگاری نداشته باشد، به غلط تدوین شده و باید کنار گذاشته شود یا مورد تجدیدنظر قرار گیرد.

اطلا‌عات موجود در شرح مأموریت‌

اطلا‌عات موجود در شرح مأموریت سازمان‌های مختلف، به نوعی با یکدیگر متفاوت است، اما بیش‌تر شرح مأموریت ها این موضوعات را که ممکن است در شرح مأموریت سازمانی یا در ضمائم شرح مأموریت سازمانی ذکر شوند، دربر می‌گیرند.

- تولید یا خدمات شرکت: این اطلا‌عات،‌کالا‌ها یا خدماتی که توسط شرکت تولید می‌شوند ، یعنی چیزی را که شرکت به مشتریانش عرضه می‌کند ، مشخص می‌نماید.

- بازار: این اطلا‌عات، مشتریان سازمان را توصیف می‌کند . این که مشتریان چه کسانی هستند و در کجا واقع شده اند، موضوعات مهم و رایجی هستند.

- فناوری: این اطلا‌عات معمولا‌ً دربرگیرنده‌ی موضوعاتی مانند ابزار، ماشینآلا‌ت،‌ فنون، ‌مواد و فرآیندهایی است که برای تولید کالا‌ و خدمات سازمان به کار می‌روند. این بحث به طور عمده شامل شرحی وسیع از فنون تولید سازمانی است. با ظهور نوآوری‌های صنعتی مانند رایانه‌های تجاری و روبات‌ها، ‌فناوری در روند برنامه‌ریزی استراتژیک هر سازمان مورد تأکید

بیش‌تری قرار خواهد گرفت.

- اهداف مشترک: بیش‌تر شرح مأموریت‌ها، ‌اشاره‌ای کلی به اهداف شرکت دارند . برای بسیاری از شرکت‌ها،‌این اهداف شامل بقای سازمان از طریق ادامه رشد و سودآوری است. مدیران باید اطمینان یابند که هر هدف ویژه و فراگیر سازمانی باید با اشاره‌ی کلی به اهداف سازمانی که در شرح مأموریت آمده است، سازگار باشد.

- فلسفه ی شرکت: شرح فلسفه‌ی شرکت (که مرام‌نامه‌ی شرکت نیز نامیده می شود) به طور معمول به عنوان بخشی از شرح مأموریت یا در مطالب مکمل که ضمیمه‌ی شرح مأموریت است، ‌میآید. فلسفه‌ی شرکت منعکس کننده‌ی مرام و ارزش‌هایی است که باید اعضای سازمان را نسبت به اداره‌ی کار سازمانی‌شان راه‌نمایی کند.

- نگرش شرکت نسبت به خود: شرح مأموریت به گونه‌ای اجتناب‌ناپذیر، ‌دربردارنده یا منضم به اطلا‌عاتی درباره‌ی نگرش شرکت نسبت به خود است. منظور از این نگرش، تصور یا نظر شرکت از خودش است. در واقع، شرکت با ارزیابی نقاط قوت و ضعف، رقابت و توانایی خود در ادامه‌ی حیات در بازار به این نگرش دست می یابد.

- تصور عموم: شرح مأموریت معمولا‌ً دربردارنده‌ی اشاره‌ای مستقیم یا غیرمستقیم ‌ به نوعی برداشتی است که شرکت سعی می‌کند در عموم اشخاصی که با شرکت سروکار دارند، باقی گذارد. در نهایت، تصوری که مدیر می‌خواهد ایجاد کند مهم نیست، بلکه تصوری که در واقع عموم از شرکت در ذهن خود شکل می‌دهند، اهمیت دارد.

ماهیت اهداف سازمانی‌

اولین قسمت از این فصل، نقش مأموریت سازمان را در تعیین جهت‌گیری کلی سازمان ترسیم نمود. این قسمت بر تعیین جهت‌گیری سازمانی هرچه ویژه‌تر ،‌با استفاده از اهداف سازمانی تأکید دارد. اکنون اهداف سازمانی را تعریف می‌کنیم و اهمیتشان را شرح می‌دهیم. نیز دو هدف عمده‌ی سازمان را تشریح و زمینه های متفاوتی را که در اهداف سازمانی باید تدوین شوند، را بیان می‌کنیم.

تعریف اهداف سازمانی‌

هدف(Target) سازمانی، هدفی است که سازمان تلا‌ش‌های خود را به سمت آن هدایت می کند. در واقع ‌درباره‌ی این که برای اشاره به اهداف سازمان دقیقاً از چه واژه هایی باید استفاده شود، اختلا‌ف نظر وجود دارد. بعضی از نظریه‌پردازان مدیریت درباره‌ی با این موضوع چنین خاطرنشان می‌کنند که واژه‌ی هدف(objectives) باید به کار برده شود. بعضی دیگر ازاهداف(Objectives) یا مقاصد(Goals) را پیش‌نهاد می‌کنند. برخی مدعی‌اند این دو واژه معانی متفاوتی دارند و نمی‌توانند به جای یکدیگر به کار روند. در این کتاب ،‌واژه‌ی هدف برگرفته از معادل انگلیسی(Target) به کار می‌رود که تلا‌ش سازمان رسیدن به آن است.

اهمیت اهداف سازمانی‌

در مورد اهمیت تعیین اهداف صحیح در سازمان، نباید بیش از حد تأکید کرد. اهداف،‌مبنایی را برای برنامه ریزی،‌سازمان‌دهی ،‌ایجاد انگیزه ‌و کنترل فراهم میآورند. بدون اهداف و ارتباطات مؤثر آنها،‌رفتار سازمانی دچار سرگردانی می‌شود.

نویسندگان کتاب‌های مدیریتی ادعا کرده‌اند که از اهداف سازمانی باید به همان‌گونه استفاده شود که ناوبرها از ستاره‌ی شمال استفاده می‌کنند. این نظریه‌پردازان معتقدند که تعیین اهداف به مثابه شناسایی ستاره‌ی شمال است؛‌ستاره‌ی شمال را روی قطب نمایتان تنظیم می‌کنید و هر موقع که راه را گم کردید، از آن برای راه‌یابی ا ستفاده می‌نمایند. پیش‌نهادات دیگر درباره‌ی این که چگونه مدیران باید از اهداف برای هدایت سازمان‌ها استفاده کنند بدین قرار است:

- مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه‌نمایی برای تصمیم‌گیری استفاده کنند. بخش قابل ملا‌حظه ای از کار مدیر به تصمیم گیری مربوط است. مدیری که می داند چه اهدافی برای سازمان تعیین شده، به راحتی تصمیمی را که تضمین‌کننده‌ی دست‌یابی به اهداف سازمانی است اتخاذ می‌کند.

- مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه‌نمایی برای افزایش کارآیی سازمان بهره جویند. سازمان کارآمد ،‌سازمانی است که منابع سازمانی کمی را برای دست‌یابی به اهداف خود به هدر می‌دهد. از این رو، مدیران برای توسعه و حفظ سازمان کارآمد، باید اهداف سازمانی را به روشنی درذهن داشته باشند.

- مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه‌نمایی برای ارزیابی عملکرد استفاده نمایند. تلا‌ش یا کار انسان اهمیت بسیار زیادی در نیل به اهداف دارد. مدیران باید عملکرد کارکنان را - در قالب این که این عملکردها در کمک به سازمان و رسیدن به اهدافش تا چه حد مفید است - ارزیابی کنند و پاداش لا‌زم را بدهند. همچنین به عملکرد فردی که کمکی به اهداف سازمانی نمی کند ،‌پاداش ندهند؛ بلکه او را تنبیه نمایند.

انواع اهداف در سازمان ها

سازمان باید دو نوع هدف مختلف داشته باشد: کوتاه مدت و بلندمدت.

اهداف کوتاه مدت اهدافی هستندکه سازمان سعی می‌کند ظرف حدود یک یا دو سال به آنها دست یابد.

اهداف بلند مدت ‌اهدافی هستند که سازمان سعی می‌کند در مدت حدود سه تا پنج سال به آنها برسد.

این دو نوع هدف سازمانی از جهاتی مهم با هم تفاوت دارند. آشکارترین تفاوت آنها مدت زمانی است که در طی آن سازمان سعی بر نیل به هدف دارد. تفاوت مهم دیگر بین این اهداف،‌ویژگی در نظر گرفته‌شده برای آنهاست؛ به طور کلی، اهداف کوتاه مدت درباره‌ی این که چه کسی اهداف را محقق می‌سازد؟؛ دقیقاً چه کارهایی باید انجام پذیرد؟؛ چه موقع این کارها باید انجام شود و در کدام زمینه‌ی سازمانی قرار گیرد؟؛ به‌گونه‌ای ویژه و مفصل بحث می‌کنند.

زمینه‌هایی که اهداف سازمانی در آنها استقرار می یابند

از ابتدای فعالیت های تجاری و صنعتی، بیش‌تر سازمان‌ها بر سودآوری به عنوان هدف اصلی تمرکز یافته اند. امروزه بسیاری از شرکت‌ها، ‌قبل از هرچیز، سوددهی هرچه بیش‌تر را در نظر نمی‌گیرند و درعمل،‌هیچ اولویت مالی مطلق و حتمی وجود ندارد. ‌پیتردراکر (Peter Druker) ،‌از نویسندگان برجسته در مسایل تجاری زمان حاضر، می‌گوید: «اداره کردن سازمان‌ها تنها با تأکید عمده بر یک هدف ‌اشتباه است». طبق نظر دراکر، سازمان‌ها باید درصدد دست‌یابی به چند هدف باشند. باید اهداف کافی تبیین شوند،‌به نحوی که تمام زمینه‌های مهم برای عملیات سازمان تحت پوشش قرار گیرد. هشت زمینه کلیدی که اهداف سازمانی باید معمولا‌ً براساس آنها تنظیم شوند، به شرح زیر می باشند:

- جایگاه در بازار: جایگاه سازمان نمایان‌گر این است که سازمان در مقایسه با سایر رقبا در کجای بازار قرار دارد. یکی از اهداف سازمان باید جایگاهی باشد که سازمان سعی دارد در بازار به دست آورد؛

- نوآوری: هرگونه تغییری که برای بهبود شیوه‌های هدایت کار سازمان صورت می گیرد؛ اهداف سازمانی باید مشخص‌کننده‌ی هدف‌هایی در زمینه نوآوری باشد که سازمان آنها را نشانه رفته است؛

- قابلیت تولید: سطح کالا‌ و خدماتی که توسط سازمان - به نسبت منابعی که در روند تولید استفاده می‌شود - تولید می‌گردد؛ سازمان‌هایی که از منابع کم‌تری برای تولید سطح مشخصی از تولیدات استفاده می‌کنند، ‌بازدهی تولیدی بیشتری دارند تا سازمان‌هایی که منابع بیش‌تری را برای همان سطح تولید به کار می‌گیرند؛

- سطح منابع: مقدار نسبی منابع گوناگونی که توسط سازمان نگه‌داری می‌شود؛ مانند موجودی کالا‌، تجهیزات ونقدینگی؛

بیش‌تر سازمان‌ها باید اهدافی را تنظیم کنند که نشان‌دهنده‌ی مقدار نسبی هر یک از این دارایی ها باشد که باید نگاه داشته شوند؛

-سودآوری: توانایی سازمان برای کسب درآمد بیش‌تر از هزینه های لا‌زم برای ایجاد آن درآمد؛ سازمان ها،‌معمولا‌ً اهدافی دارند که بیان‌کننده‌ی سطحی از سودآوری است که برای تحقق آن در تلا‌ش‌اند؛

-کارآیی و توسعه‌ی مدیریت: کیفیت عملکرد مدیریتی و روند رشد شخصی مدیران. به دلیل حیاتی بودن این زمینه‌ها در موفقیت بلند مدت سازمان، تأکید بر آنها با تعیین اهداف سازمانی ذی‌ربط و کوشش در راه دست‌یابی به این اهداف، از اهمیت به‌سزایی برخوردار است؛

-عملکرد و دیدگاه کارکنان: کیفیت عملکرد کارکنان غیرمدیریتی و نگرش آنها نسبت به کارشان؛ این زمینه‌ها نیز در نیل به اهداف بلندمدت سازمان حیاتی است. اهمیت این ملا‌حظات باید از طریق تدوین اهداف سازمانی مورد تأکید قرار گیرد؛

- مسؤولیت اجتماعی: تعهد تشکیلا‌ت در کمک به بهبود رفاه جامعه، در حالی که سازمان در راه نیل به اهدافش کوشش می‌کند. تا چند سال پیش، تنظیم اهداف سازمانی در این زمینه بحث‌انگیز بود. امروزه تنظیم این گونه اهداف سازمانی امری عادی است و بسیار مهم تلقی می شود. فصل هشتم،‌«مدیریت استراتژیک و مسؤولیت اجتماعی» این موضوع را با جزییات بیش‌تری مورد بررسی قرار می دهد.

ویژگی‌های اهداف سازمانی با کیفیت بالا‌

اهداف سازمانی به نوعی در تمام سازمان‌های مدرن وجود دارد. کیفیت اهداف تا حد زیادی مشخص‌کننده‌ی آن است که این اهداف در عمل چقدر مفیدند. دستورالعمل ها با گذشت زمان توسعه یافته اند، تا مدیران را در توسعه‌ی اهداف سازمانی با کیفیت بالا‌ یاری دهند. از جمله می‌توان به این دستورالعمل‌ها اشاره کرد:

- مدیران باید اهداف سازمانی ای را توسعه دهند که ویژه باشند. اهداف ویژه دقیقاً مشخص می‌کنند که چه کاری باید انجام شود؛‌چه کسی باید آن را انجام دهد و در چه چارچوب زمانی باید انجام شود. ویژه بودن ،‌مانع سردرگمی در اهداف می‌شود و اطمینان می‌دهدکه تمام اعضای سازمان می دانند و درک می‌کنند که از آنها چه انتظاری می رود؛

به طور کلی،‌هرچه هدف ویژه‌تر باشد،‌برای مدیریت ساده‌تر خواهد بود که استراتژی‌های تضمین‌کننده‌ی تحقق آن هدف را توسعه دهد. اهداف ویژه با کیفیت بالا‌، در واقع مبنایی هستند که مدیریت نیاز دارد تا براساس آنها استراتژی‌های مناسب سازمانی را تدوین کند؛

- مدیران باید اهداف سازمانی ای را تنظیم کنند که به سطح تلا‌ش مطلوبی نیاز داشته باشد. اهداف باید در حد کافی در سطح بالا‌ تنظیم شوند ‌به نحوی که کارکنان به گونه‌ای خود را ترقی دهند تا به این اهداف برسند.

از سوی دیگر، اهداف نباید بیش از حد انتظار بالا‌ و عالی در نظر گرفته شوند که کارکنان مأیوس شوند و از کوشش باز مانند. خوش‌بختانه در این‌باره اهدافی که توانایی کارکنان را به مبارزه بطلبند،‌معمولا‌ً جالب‌تر و با انگیزه‌ترند ‌تا اهدافی که به سهولت قابل دست‌یابی باشند.

- مدیران باید اهداف سازمانی‌ای را برقرار کنندکه دست‌یافتنی باشند. تمام اعضای سازمان باید اهداف سازمانی را تحقق‌پذیر بپندارند. کارکنانی که دست‌یابی به اهداف را ناممکن می دانند ممکن است کلا‌ً از اهداف - به عنوان نشانگری که باید براساس آن زمان و تلا‌ش خود را به کار گیرند -

چشم‌پوشی نمایند.

- مدیران باید اهداف سازمانی را برقرار کنند که انعطاف پذیر باشند. اهداف باید با این درک برقرار شوند که ممکن است نیاز به اصلا‌ح داشته باشند. اهداف معمولا‌ً با تغییر محیط سازمانی، دچار دگرگونی می‌شوند. مدیران باید آگاه باشند که اهداف می‌توانند تغییر یابند. آنان باید به طور مداوم محیط سازمانی را ارزیابی کنند تا دریابند که چه موقع باید در اهداف سازمانی تغییر صورت گیرد. همچنین باید تمام اعضای سازمان را تشویق کنند تا اندیشه‌ی خویش را در خصوص چنین تغییراتی- اگر فکر می‌کنند تغییر مورد نیاز است - مطرح نمایند.

- مدیران باید اهداف سازمانی‌ای را برقرار کنند که قابل اندازه‌گیری باشند. هدف قابل اندازه‌گیری - که گاه هدف عملیاتی نیز نامیده می‌شود - هدفی است که به گونه ای بیان شود که تلا‌ش برای رسیدن به آن بتواند با خود هدف مقایسه شود تا معلوم گردد آیا واقعاً تلا‌ش به هدف رسیده است یا خیر. سردرگمی درباره‌ی این که آیا هدفی محقق شده است یا نه، معمولا‌ً به ایجاد روابط ضعیف بین مدیریت و کارکنان منجر می شود و به سرعت هدف سازمانی را به خسارت و عدم منفعت تبدیل می‌کند. دقت زیاد در طراحی اهداف به منظور جلوگیری از این پیامد زیان‌بار، ارزش وافری دارد.

- مدیران باید اهداف سازمانی‌ای را توسعه دهند که در بلندمدت و کوتاه مدت سازگاری داشته باشند. مدیران باید اهداف سازمانی را برقرار کنند که منعکس‌کننده‌ی آمیزه‌ی مطلوبی از چارچوب‌های زمانی و پشتیبانی‌کننده‌ی یکدیگر باشند. اهداف کوتاه‌مدت یا با اهداف بلندمدت سازگار و بیان‌کننده‌ی هدف‌هایی باشند که در حدود یک تا دو سال به آنها رسید.‌





نوع مطلب :
برچسب ها :
لینک های مرتبط :

       نظرات
جمعه 23 مهر 1389
حمید مظاهری راد
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر